Google Sites + 드라이브로 팀 지식 포털 만드는 방법

 

조직이 커질수록 지식은 흩어집니다. 매뉴얼은 드라이브에, 회의록은 시트에, 학습 자료는 이메일에 흩어져 있다면 신입은 어디서부터 학습해야 할지 막막해지고, 팀원 간 업무 이해도 차이가 커집니다.

이를 해결하는 가장 쉬운 방법은 Google Sites + 구글 드라이브를 연동하여 '지식 포털'을 구축하는 것입니다. 누구나 접근 가능한 내부 위키 스타일 포털을 통해, 팀 전체의 지식이 흐르게 됩니다.

1. Google Sites란 무엇인가?

Google Sites는 코드 없이 사이트를 만들 수 있는 무료 웹사이트 빌더입니다. 구글 드라이브, Docs, Sheets, Slides 등과 완벽하게 연동되며, 내부 팀용 포털 사이트를 만들기에 최적화되어 있습니다.

별도 서버나 유지보수 없이도 지식관리 시스템을 만들 수 있다는 점에서 **스타트업, 교육기관, 프리랜서 팀**에게도 매우 유용합니다.

2. 지식 포털의 기본 구조 설계

포털은 단순 문서 모음이 아니라, 지식 흐름을 정리한 구조화된 공간이어야 합니다.

📌 추천 사이트 구조 예시

• 🏠 홈 – 공지사항, 신규 자료, 사용 안내
• 📘 업무 매뉴얼 – 부서별 업무 프로세스
• 🗂 프로젝트 문서 – 기획안, 보고서, 회의록
• 📊 학습 자료 – 세미나, 외부 강의, 업계 리서치
• 📑 템플릿 센터 – 제안서, 보고서, 기획서 양식

각 섹션은 구글 드라이브의 폴더나 문서와 연결되어 문서를 열지 않고도 미리 보기 또는 열람이 가능하게 설정됩니다.

3. Google Sites에서 사이트 만들기

시작은 아주 간단합니다.

1. Google Sites 접속
2. ‘+ 새 사이트’ 클릭
3. 사이트 제목, 로고, 메뉴 구성 설정
4. 상단바에 메뉴 탭 추가 (업무매뉴얼, 회의록 등)

이후 각 섹션별 페이지를 만들고, 드라이브 문서나 폴더를 삽입하는 방식으로 구축합니다.

4. 구글 드라이브 문서/폴더 삽입 방법

Google Sites는 구글 드라이브와 완벽하게 연결됩니다. 즉, 문서 링크가 아닌 문서 또는 폴더 자체를 사이트에 시각적으로 삽입할 수 있습니다.

📂 폴더 삽입 예시:

1. Sites 편집 화면에서 '삽입' → '드라이브'
2. 연결할 폴더 선택 (예: /팀_매뉴얼/인사팀)
3. ‘카드 형식’으로 삽입

📄 문서 삽입 예시:

1. 삽입 → 드라이브 → 원하는 Google Docs 또는 Sheets 선택
2. 문서 내용이 사이트에 미리 보기로 표시됨
3. ‘열기’ 클릭 시 실제 문서로 연결

🔒 문서/폴더는 반드시 공유 설정에서 '사이트 접근 가능자에게 보기 권한' 이상으로 설정해야 사이트 방문자가 문서를 볼 수 있습니다.

5. 문서 갱신과 사이트 유지 전략

지식 포털은 ‘한 번 만들고 끝나는’ 공간이 아닙니다. **새로운 문서가 생기면 드라이브 폴더만 업데이트해도 사이트가 자동으로 최신화**됩니다.

📌 유지 전략 팁

• 📅 월 1회 ‘문서 갱신 체크’ 일정 등록
• 📋 신규 문서는 ‘최신 자료’ 섹션에 자동 추가
• 🧾 문서명 규칙 일관성 유지 (예: 업무매뉴얼_2025_Q2)
• 👥 지식관리 담당자 지정 → 업데이트 책임

Google Drive와 연동되므로, 사이트는 변경 없이도 살아있는 문서 공간이 됩니다.

6. 실무 예시: 스타트업 지식 포털 구성 사례

🔧 스타트업 내부 지식 포털 구성 예

• 홈: 주간 브리핑, 신규 멤버 온보딩 안내
• 팀별 매뉴얼: 인사, 마케팅, 영업, 개발
• 회의록: 팀 회의 → 드라이브 폴더 연결
• 업무 템플릿: 구글 문서 템플릿 모음 삽입
• 교육 자료: 사내 강의, 외부 워크숍 영상

이러한 구조는 신입 교육, 업무 인수인계, 팀 간 지식 공유 속도를 극대화합니다.

7. 사이트 배포 및 접근 관리

완성된 사이트는 내부에만 공유하거나, 전체 공개도 가능합니다.

📌 사이트 공개 설정:

1. Sites 우측 상단 → ‘공유’ 클릭
2. 링크 공유 → ‘조직 내 사용자만 보기’ 또는 ‘특정 사용자에게만 공유’ 선택
3. 필요시 ‘편집 가능’ 권한 부여 → 공동 유지 가능

작은 팀이라면 관리자 1명, 편집자 1명 정도로 운영하며 **사이트 품질과 최신성**을 관리하면 좋습니다.

마무리: 문서를 정리하는 것이 아니라, 지식을 흐르게 하라

구글 드라이브와 Google Sites를 연동하면, 팀의 모든 문서를 하나의 사이트 안에서 **흐름 중심으로 연결**하고 **검색 가능한 지식 자산**으로 바꿀 수 있습니다.

이제는 ‘어디에 저장되어 있는지’ 찾는 대신, **‘어떤 흐름으로 학습하고 업무에 적용하는지’를 안내하는 플랫폼**을 만들어보세요.

지식은 저장보다 순환이 중요합니다. 그리고 그 시작은 Google Sites에서 단 1페이지로도 가능합니다.