이메일을 주고받다 보면, 매일 수십 개의 첨부파일이 쌓입니다. 특히 프로젝트별 자료, 이미지, 계약서 등은 따로 저장하고 정리하지 않으면 나중에 찾기 어렵고 업무 흐름이 끊기기 쉽습니다.
다행히도 구글은 Gmail과 구글 드라이브를 자동화 방식으로 연동할 수 있는 다양한 기능을 제공합니다. 이번 글에서는 클릭 몇 번만으로 첨부파일을 드라이브에 자동 저장하고, 메일 정리와 문서 관리를 동시에 해결하는 방법을 소개합니다.
1. Gmail과 드라이브는 어떻게 연결되어 있을까?
구글 생태계의 가장 큰 장점은 각 서비스가 유기적으로 연결되어 있다는 점입니다. Gmail에서 받은 첨부파일은 드라이브로 바로 저장할 수 있고, 드라이브에서 만든 문서를 Gmail로 즉시 공유할 수도 있습니다.
그러나 대부분의 사용자는 이 연결성을 **수동 방식**으로만 사용합니다. 오늘부터는 자동화를 통해 더 빠르고 효율적인 업무 루틴을 만들어 보세요.
2. 수동 저장 vs 자동 저장: 어떤 차이가 있을까?
✔ 수동 저장
- Gmail에서 첨부파일을 클릭 → '드라이브에 저장' 버튼 클릭
- 폴더를 수동으로 선택
- 매일 반복 작업 필요
✔ 자동 저장 (자동화 워크플로우)
- 특정 조건(보낸 사람, 제목, 파일 형식 등)에 따라 자동 저장
- 지정된 드라이브 폴더에 분류
- 노력 없이 첨부파일이 정리됨
결과적으로 **자동 저장은 단순 반복 업무를 줄이고, 정보 접근 시간을 줄여줍니다.**
3. 구글 앱스 스크립트 없이도 가능한 자동화 방법
구글 워크스페이스 사용자라면 “Google Apps Script”를 이용해 고급 자동화를 구성할 수 있습니다. 그러나 코딩 지식이 없는 사용자도 다음 방법으로 자동화를 쉽게 설정할 수 있습니다.
🔧 방법 1: Zapier(잽이어) 사용
Zapier는 다양한 웹 서비스를 연결해 주는 자동화 도구입니다. 무료 플랜에서도 충분히 사용할 수 있으며, Gmail과 드라이브 자동화를 쉽게 연결할 수 있습니다.
설정 예시: "특정 이메일 주소에서 첨부파일이 오면 드라이브에 자동 저장"
- Zapier 가입 후 ‘Make a Zap’ 클릭
- Trigger 앱: Gmail 선택 → 새 이메일 수신 시
- Filter 설정: 특정 주소나 제목 키워드 입력
- Action 앱: Google Drive 선택 → ‘Upload File’
- 드라이브 폴더 지정 및 저장 경로 설정
설정이 완료되면, 자동으로 첨부파일이 드라이브에 저장됩니다.
🔧 방법 2: Google Workspace Marketplace 확장 프로그램
Google Workspace Marketplace에서는 다양한 자동 저장 확장 프로그램을 제공합니다. 대표적으로는 다음과 같습니다:
- Save Emails and Attachments: 지정 조건에 따라 Gmail에서 파일을 자동 다운로드 후 드라이브에 저장
- Gmail to Google Drive by cloudHQ: 라벨을 기준으로 이메일 분류 및 파일 저장
사용 방법은 대부분 비슷하며, Gmail 계정과 드라이브 연동 후 워크플로우 설정만 하면 자동화됩니다.
4. Gmail 필터와 라벨을 활용한 자동 분류 팁
자동 저장을 더 정교하게 만들기 위해선 Gmail의 라벨 기능과 필터를 병행 사용하는 것이 좋습니다.
- Gmail → 우측 상단 톱니바퀴 → ‘모든 설정 보기’
- ‘필터 및 차단된 주소’ 탭에서 새 필터 만들기 클릭
- 보낸 사람 또는 제목 키워드 입력
- ‘이메일에 라벨 적용’ → 예: “디자인_의뢰”
이후 자동 저장 도구에서 해당 라벨이 적용된 메일만 대상으로 자동 저장하게 설정하면, **보다 정확한 분류가 가능합니다.**
5. 자동 저장 후 폴더 정리 전략
첨부파일이 자동 저장되더라도, 정리되지 않으면 오히려 혼란을 야기할 수 있습니다. 따라서 저장 경로에 다음과 같은 기준을 적용하세요:
- 📁 클라이언트별 저장: /Clients/카카오/첨부파일
- 📅 날짜별 정리: /Incoming/2025-05
- 📄 형식별 분류: /Contracts/, /Images/, /Docs/
Zapier나 cloudHQ에서도 저장 경로를 커스터마이징 할 수 있으니, **프로젝트별로 폴더를 미리 만들어두는 것**이 좋습니다.
6. 보안 고려 사항: 자동화에도 관리자는 필요하다
자동화가 편리하다고 해서 모든 파일을 무분별하게 저장하면, 보안 문제가 발생할 수 있습니다.
주의할 점:
- 민감한 정보(개인정보, 재무자료 등)는 자동 저장 제외
- 암호가 걸린 첨부파일은 별도로 확인
- 드라이브 권한 설정 재점검 (공유 폴더에는 저장 금지)
자동 저장된 문서는 매주 또는 매월 1회 정기적으로 검토해, 불필요한 파일은 삭제하고 보관할 자료만 남기는 정리 습관이 필요합니다.
7. 마무리: 자동화는 디지털 루틴을 바꾸는 힘
구글 드라이브와 Gmail의 연동은 단순 기능이 아니라, 업무 프로세스를 재정비하는 강력한 도구입니다. 반복적인 파일 저장, 메일 관리에 쏟던 시간을 줄이고, 더 중요한 업무에 집중할 수 있게 해 줍니다.
자동화는 ‘기술의 문제’가 아니라 ‘루틴의 설계’입니다. 오늘 소개한 방법을 실천한다면, 당신의 클라우드 업무 환경은 더욱 유연하고, 정확하며, 빠르게 변할 것입니다.