구글 드라이브 + 캘린더 연동으로 프로젝트 마감 리마인더 만들기

"이번 주 보고서 언제 제출이죠?" "지난주에 파일 공유 못 받았어요." 이런 실수와 소통 누락은 대부분 **마감일 관리 미흡**에서 시작됩니다.

이번 글에서는 **구글 드라이브와 구글 캘린더를 연동**하여 프로젝트 마감일을 놓치지 않도록 자동 알림 시스템을 설정하는 방법을 **비개발자도 따라 할 수 있도록** 단계별로 안내합니다.

1. 왜 드라이브 + 캘린더 연동이 필요한가?

구글 드라이브는 파일 관리에 탁월하고, 구글 캘린더는 일정 관리를 전문으로 합니다. 이 두 도구를 연동하면 다음과 같은 효과를 얻을 수 있습니다:

📅 프로젝트 마감일 자동 리마인드
🔗 해당 작업 파일 링크 삽입 → 캘린더에서 바로 접근
📨 팀원에게 알림 자동 전송
🧩 기한 기반 협업 흐름 구축

단순한 일정 등록이 아닌, **파일 중심의 일정 관리 시스템**을 만들 수 있습니다.

2. 기본 연동 방법: 캘린더 이벤트에 드라이브 파일 연결하기

구글 드라이브와 캘린더는 기본적으로 연동됩니다. 즉, 일정 추가 시 바로 드라이브 문서를 첨부할 수 있습니다.

📌 설정 방법

Google Calendar 접속
원하는 날짜 클릭 → [이벤트 만들기]
[첨부파일] 클릭 → 드라이브 문서 검색 또는 업로드
[참석자]에 관련 팀원 이메일 입력
‘알림’ → 원하는 시간 전으로 설정 (예: 1일 전, 1시간 전 등)

일정 생성 후 저장하면, 해당 시간에 자동 알림이 발송되며, **팀원은 이메일과 캘린더에서 바로 문서를 열람**할 수 있습니다.

3. 프로젝트 마감 관리를 위한 폴더-캘린더 매칭 전략

여러 프로젝트가 동시에 진행된다면, 폴더별로 캘린더 이벤트를 체계적으로 연결하는 것이 핵심입니다.

📁 예시 폴더 구조

📂 Project_Alpha
- 📄 기획안_Alpha.pdf
- 📄 보고서_Alpha.docx
📂 Project_Beta
- 📄 결과자료_Beta.xlsx

각각의 폴더 내 주요 문서에 대해 **별도 캘린더 이벤트를 생성**하고, 해당 폴더 링크 또는 파일 링크를 캘린더에 직접 삽입합니다.

일정명 예시: [마감] Alpha 기획서 제출 설명란에: 폴더 링크 + 담당자 @이름

4. 구글 시트 + 캘린더 자동화 (AppSheet 또는 App Script 활용)

보다 고급 사용자는 구글 시트 기반으로 마감 관리 표를 만들고, 이를 구글 캘린더와 자동 동기화할 수 있습니다.

📊 시트 구조 예시

작업명	담당자	마감일	파일 링크
디자인 초안 제출	홍길동	2025-05-30	https://drive.google.com/xxx

이 데이터를 바탕으로 Apps Script 또는 AppSheet를 사용하면, 마감일에 맞춰 자동 캘린더 이벤트 생성 및 알림 전송도 가능합니다.

Apps Script 기본 구조 예:

function createCalendarEvent() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var title = data[i][0];
    var deadline = new Date(data[i][2]);
    var description = "파일 링크: " + data[i][3];

    CalendarApp.getDefaultCalendar().createEvent(title, deadline, deadline, {
      description: description
    });
  }
}

자동화에 익숙하지 않다면, 수동 등록부터 시작해도 좋습니다. 핵심은 **문서 중심 일정 관리**라는 방향성입니다.

5. 리마인더를 시각화하는 추가 도구 활용 팁

구글 캘린더 외에도 다음과 같은 도구를 함께 사용하면 리마인더 효과를 시각적으로 강화할 수 있습니다.

📌 Google Keep: 마감 알림을 메모 형태로 고정
📋 Notion: 드라이브 문서와 함께 일정 캘린더 위젯 구성
✅ Todoist: 구글 캘린더 연동 → 일정과 할 일을 하나로 통합

특히 업무가 많은 경우 **다중 캘린더 색상 구분**과 **일별 미리 보기 활용**을 추천드립니다.

6. 실전 적용 사례: 3가지 업무 유형

📌 1. 주간 보고서 마감

매주 월요일 9시 → 보고서 템플릿 첨부 캘린더 등록
리마인더: 금요일 15시, 일요일 18시

📌 2. 계약서 검토 요청

계약 파일 드라이브 링크 → 일정 설명에 삽입
참석자에 내부 검토자 추가 → 알림 자동 발송

📌 3. 기획안 제출 마감

문서 드라이브 위치: /Projects/기획안_2025
캘린더 일정명: “[제출] 제품 기획안 v2.0”

이처럼 **문서 중심 + 날짜 중심 + 알림 중심**의 3박자 시스템을 구축하면 마감 스트레스는 크게 줄어듭니다.

마무리: 일정은 계획이 아니라 실행을 위한 장치다

구글 드라이브와 캘린더를 연결하면, **파일 중심의 일정 관리 시스템**이 만들어집니다. 이는 단순한 일정 알림을 넘어, 업무 흐름의 누락을 방지하고, 마감의 정확성을 높이는 실질적인 자동화 도구입니다.

오늘부터 단순히 캘린더에 일정을 쓰는 데서 그치지 말고, 해당 문서와 담당자, 폴더까지 연결된 진짜 업무 자동화를 실현해 보세요.