구글 드라이브 문서 승인 프로세스 자동화하는 법 (Forms + Sheets + 알림 연동)
본문 바로가기
카테고리 없음

구글 드라이브 문서 승인 프로세스 자동화하는 법 (Forms + Sheets + 알림 연동)

by 스토리인포당 2025. 5. 15.
반응형

구글 드라이브 문서 승인 프로세스 자동화하는 법 (Forms + Sheets + 알림 연동)

 

팀 협업 중 ‘문서 승인’은 꼭 필요한 절차입니다. 하지만 수기로 요청하고 메일로 확인하며, 댓글로 승인 상태를 추적하는 방식은 비효율적이고 실수의 위험이 큽니다.

이번 글에서는 Google Forms, Sheets, Apps Script를 연동하여 **구글 드라이브 문서 승인 시스템을 자동화하는 방법**을 단계별로 소개합니다.

1. 어떤 방식으로 자동화되는가?

전체 흐름은 아래와 같습니다:

  1. 📤 작성자가 Google Form으로 승인 요청
  2. 📋 응답 내용이 Google Sheet에 자동 기록
  3. 📬 관리자에게 자동 알림 이메일 발송
  4. ✅ 관리자가 시트에서 승인/반려 버튼 클릭
  5. 📨 작성자에게 승인 결과 자동 회신

이 과정을 자동화하면 문서 승인 과정이 투명하고 추적 가능해지며, 승인 처리 속도도 빨라집니다.

2. 구글 폼으로 승인 요청 양식 만들기

Google Forms를 열고 다음과 같은 항목을 포함한 양식을 생성합니다.

  • 📛 제출자 이름 (단답형)
  • 📁 승인 요청 문서 링크 (URL 입력)
  • 📝 문서 유형 (드롭다운: 계약서, 보고서, 기획안 등)
  • 📅 요청 날짜 (날짜 선택)
  • 📨 작성자 이메일 주소

“응답받기” 설정을 켜고, Google Sheet로 자동 기록되도록 연결합니다.

📌 설정 방법:

  1. 폼 상단 메뉴 → ‘응답’ 탭
  2. 시트 아이콘 클릭 → 새 Google Sheet 생성

이 시트를 통해 승인 요청이 실시간으로 수집되고 관리됩니다.

3. 구글 시트에 승인 상태와 버튼 추가

생성된 Google Sheet에 아래와 같은 추가 열을 만듭니다:

  • 📌 승인 상태 (기본값: “대기”)
  • ✅ 승인 버튼
  • ❌ 반려 버튼

버튼은 Apps Script로 구현되며, 클릭 시 상태 변경 + 이메일 알림이 자동 전송됩니다.

4. Apps Script로 승인 로직 자동화

시트 → 확장 프로그램 → Apps Script에 아래 코드를 입력합니다.


function approveRequest(e) {
  const row = e.range.getRow();
  const sheet = e.source.getActiveSheet();

  const name = sheet.getRange(row, 1).getValue();
  const email = sheet.getRange(row, 5).getValue();
  const docLink = sheet.getRange(row, 2).getValue();

  sheet.getRange(row, 6).setValue("승인 완료");

  MailApp.sendEmail({
    to: email,
    subject: "문서 승인 완료 안내",
    body: `${name} 님,\n\n요청하신 문서가 승인되었습니다.\n문서 링크: ${docLink}`
  });
}

function rejectRequest(e) {
  const row = e.range.getRow();
  const sheet = e.source.getActiveSheet();

  const name = sheet.getRange(row, 1).getValue();
  const email = sheet.getRange(row, 5).getValue();

  sheet.getRange(row, 6).setValue("반려됨");

  MailApp.sendEmail({
    to: email,
    subject: "문서 승인 반려 안내",
    body: `${name} 님,\n\n요청하신 문서가 검토 후 반려되었습니다. 수정 후 재요청 바랍니다.`
  });
}

각 버튼 클릭 시 해당 함수가 실행되도록 트리거 또는 버튼 매핑을 설정합니다.

5. 버튼으로 승인/반려 직접 클릭 가능하게 설정하기

시트에 Google Apps Script 기반의 **승인/반려 버튼을 시각적으로 삽입**하려면 다음 절차를 따릅니다.

  1. 삽입 → 그림 → 도형 또는 텍스트 버튼 삽입
  2. 그림 또는 버튼 클릭 → 세 개 점 메뉴 → ‘스크립트 할당’
  3. approveRequest 또는 rejectRequest 함수 이름 지정

이제 관리자는 버튼을 클릭하는 것만으로 승인 프로세스를 마무리할 수 있습니다.

6. 고급 기능: 승인자 다단계 구조 구성

중간 관리자와 최종 결재자가 다른 경우, 승인 프로세스를 다단계로 확장할 수 있습니다.

  • 🔁 승인 단계 열 추가 (중간 승인, 최종 승인)
  • 📬 단계별 승인 시 이메일 자동 전송
  • 📅 승인 일자 자동 기록 → 타임스탬프 함수 활용

조직 규모가 클수록 기안 → 중간 결재 → 최종 결재 구조가 필요하며, Google Sheet에서 쉽게 구현 가능합니다.

7. 승인 이력 추적 및 백업 전략

승인 내역을 장기적으로 보관하거나 보고용으로 활용하고 싶다면 다음과 같이 확장하세요:

  • 🧾 승인 완료 시 PDF 보고서 자동 생성 (Apps Script 활용)
  • 📁 승인 내역은 드라이브 특정 폴더에 저장
  • 📊 시각화용 대시보드 시트 추가 (승인율, 소요 시간 등)

이렇게 하면 단순 문서 승인 시스템이 아니라, **데이터 기반의 결재 관리 체계**가 완성됩니다.

마무리: 승인도 시스템이다. 자동화로 흐름을 만들자

문서 승인은 조직의 질서를 유지하는 중요한 프로세스입니다. 하지만 수작업 방식으로는 속도도, 정확성도, 추적성도 부족합니다.

구글 드라이브, 폼, 시트, 그리고 앱스 스크립트를 연동하면 누구나 운영 가능한 자동화된 승인 시스템을 만들 수 있습니다.

작은 프로세스 하나의 자동화가 협업 전체의 흐름을 바꾸고, 조직 내 커뮤니케이션의 질을 한층 높일 수 있습니다.